Das Problem der offenen Mailverteiler

Vermehrtes Arbeiten im Homeoffice hat dazu geführt, dass noch mehr E-Mails versendet werden als bisher. Häufig handelt es sich dabei um Mails, die an mehrere Adressaten gehen – und die das Problem der „offenen Mailverteiler“ mit sich bringen.

Bei E-Mails an mehrere Empfänger unterscheidet man drei Adress-Varianten

  • Bei Variante 1 setzen Sie die Mail-Adressen aller Adressaten in das „An-Feld“.
  • Bei Variante 2 kommt nur die Mail-Adresse eines Adressaten in das „An-Feld“. Die Mail-Adressen aller anderen Empfänger werden in das „Cc-Feld“ eingetragen.
  • Bei Variante 3 steht im „An-Feld“ ebenfalls nur die Maildresse eines Empfängers. Die Mail-Adressen der restlichen Adressaten werden in das „Bcc-Feld“ eingetragen.

Die entscheidende Frage: Wer kann was sehen?

Datenschutzrechtlich ausschlaggebend ist, wer jeweils sehen kann, welche anderen Adressaten eine E-Mail noch erhalten haben. Das macht einen großen Unterschied bei den drei oben genannten Varianten:

  • Bei Variante 1 sehen alle Empfänger gegenseitig, wer die Mail sonst noch bekommen hat.
  • Bei Variante 2 verhält es sich im Endeffekt genauso. Sie macht zwar einen Unterschied zwischen dem „unmittelbaren Adressaten“ im „An-Feld“ und den anderen Adressaten im „Cc-Feld“, die nur eine Kopie der Mail an den unmittelbaren Adressaten erhalten. Das wirkt sich aber letztlich nicht anders aus: Jeder kann sehen, wer die anderen Adressaten sind.
  • Bei Variante 3 ist es anders. Denn „Bcc“ steht für „Blind Carbon Copy“. Das bedeutet, dass die Empfänger, die im Bcc-Feld eintragen sind, nicht erkennen können, wer die Mail sonst noch erhalten hat.

Jede Variante ist legitim anzuwenden

Keine der drei Varianten ist von vornherein schlecht. Sie sind lediglich für verschiedene Situationen gedacht:

  • Variante 1 ist beispielsweise sinnvoll, wenn mehrere Kollegen in einem Team gleichberechtigt an einem Projekt arbeiten. Sie kennen einander, und jeder soll und muss alles sehen können, was die Teammitglieder einander schreiben.
  • Variante 2 bietet sich zum Beispiel an, wenn zwei Mail-Partner Informationen austauschen und dabei etwas ansprechen, das im konkreten Fall noch jemand wissen muss. Beispiel: Zwei Mitarbeiterinnen besprechen etwas, das voraussichtlich zu Ausgaben für das Unternehmen führt. Die Mitarbeiterinnen selbst sind aber nicht budgetverantwortlich. Somit muss der Budgetverantwortliche wissen, welche Ausgaben geplant sind. Deshalb erhält er eine „offene Kopie“.
  • Variante 3 ist die ideale Lösung, wenn die Adressaten der Mail nichts miteinander zu tun haben und nichts voneinander wissen sollen. Klassisches Beispiel: Eine Marketing-Mail wird an alle Kunden eines Unternehmens verschickt.
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